Att lämna anbud

En offentlig upphandling ska alltid göras skriftligt och följa vissa regler. Kommunen beskriver sina krav och önskemål i ett upphandlingsdokument. Du som leverantör lämnar sedan ett anbud som svar. Innan du lämnar ditt anbud är det viktigt att du säkerställer att ditt anbud är komplett och att inga uppgifter saknas.

Hur upphandlingen går till kan variera – det beror till exempel på hur stort värdet är, vilka rutiner och förutsättningar kommunen har och vilket upphandlingsförfarande som används. Därför är det viktigt att du noggrant läser vad som gäller i just den upphandling du vill lämna anbud på.

Skapa ett leverantörskonto

För att lämna anbud skapar du först ett kostnadsfritt leverantörskonto i vårt upphandlingssystem Clira eSource.

Skapa leverantörskonto i Clira eSource, clira.ioÖppnas i nytt fönster.

Teknisk support

Clira serviceportal för tekniska frågor, atlassian.netÖppnas i nytt fönster.

Användarguider i Clira eSource för leverantörer, atlassian.netÖppnas i nytt fönster.

Hämta upphandlingsdokument

När du har skapat ett leverantörskonto och hittat en upphandling som verkar intressant, är nästa steg att hämta upphandlingsdokumenten via Clira eSource. Det gör du genom att söka rätt på aktuell upphandling och hämta ut samtliga dokument. I annonsen ska all den information som du behöver för att kunna lämna ett anbud finnas.

Pågående upphandlingar, clira.ioÖppnas i nytt fönster.

Tips till dig som lämnar anbud

Börja i tid och följ instruktionerna

Vi behöver ibland säkerställa våra affärer genom krav på certifieringar, intyg och andra uppgifter som kan ta tid att samla in. Det är därför bra att du läser igenom upphandlingsdokumenten i god tid så att du vet vad som krävs för att lämna anbud. Följ instruktionerna som ges i upphandlingsdokumentet och håll dig till den struktur som anges i förfrågningsunderlaget. Skicka bara in den information som vi efterfrågar.

Krav och villkor

Det är viktigt att du läser igenom upphandlingsdokumentet och förstår alla krav och förutsättningar, samt att du accepterar de avtalsvillkor som gäller. Det är även viktigt att du kan leva upp till alla så kallad ska-krav då anbud som inte uppfyller dessa inte tas upp till prövning. Om något i underlaget är otydligt eller verkar motsägelsefullt – ställ en fråga till oss. Det hjälper både dig och oss att få en bättre affär.

Ställ frågor och begär förtydliganden

Om något i upphandlingen är otydligt, om du har funderingar eller om du hittar brister i underlaget – tveka inte att ställa en fråga till oss. Det minskar risken att göra fel eller lämna ett anbud som inte uppfyller kraven.

Alla frågor ställs direkt till oss genom funktionen "Frågor och svar" i upphandlingsverktyget. Du är alltid anonym när du ställer en fråga, och alla svar blir tillgängliga för samtliga som deltar i upphandlingen. Det betyder att du även kan läsa svaren på andras frågor.

Lämna ett komplett anbud

Var noga med att fylla i all relevant information så att ditt anbud stämmer överens med det som efterfrågas i den aktuella upphandlingen. Skicka bara in de handlingar och uppgifter som anges i upphandlingsdokumentet.

Enligt principen om likabehandling i lagen om offentlig upphandling finns det stora restriktioner vid begäran om förtydliganden eller kompletteringar efter att anbudstiden har gått ut. Saknas något i ditt anbud kan detta därför resultera i att anbudet inte blir godkänt.

Tyvärr händer det att ofullständiga anbud skickas in – så ta gärna en extra stund och kontrollera att allt är med innan du skickar in ditt anbud.

Sanningsförsäkran

Glöm inte att signera och bifoga Sanningsförsäkran enligt kommunens mall. Om denna saknas är ditt anbud ogiltigt.

Lämna ditt anbud i tid

Anbud som kommer in för sent hanteras inte. Eftersom du inte kan komplettera ditt anbud i efterhand är det viktigt att du svarar tydligt på alla frågor i förfrågningsunderlaget och bifogar alla dokument som efterfrågas.

Checklista

Ställ skriftliga frågor i god tid om du har funderingar eller synpunkter på upphandlingsdokumentet
Kontrollera att alla efterfrågade handlingar är med
Lämna bara den information som efterfrågas
Skicka inte in bilagor som inte efterfrågas
Följ strukturen i upphandlingssystemet
Se till att alla ska-krav i upphandlingen är uppfyllda
Skicka in anbudet i tid - sena anbud prövas inte

Anbudsskola

Upphandlingsmyndigheten har tagit fram en Anbudsskola där du kan få mer information om att lämna anbud i en upphandling.

Göra affärer med offentlig sektor, upphandlingsmyndigheten.seÖppnas i nytt fönster.

Tilldelningsbeslut och överprövning

Tilldelningsbeslutet meddelas till alla anbudsgivare

När kommunen har valt en leverantör skickas ett tilldelningsbeslut till alla som lämnat anbud. Där står det vilken leverantör som valts och varför.

Begära överprövning

Om du som leverantör tycker att något gått fel i upphandlingen, kan du begära överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad.

Från det att tilldelningsbeslut meddelats finns en avtalsspärr under 10 dagar, då avtal inte får tecknas. Under den tiden är det möjligt att begära överprövning av tilldelningsbeslutet hos Förvaltningsrätten. För vissa upphandlingsformer är det valfritt att ha en avtalsspärr eller inte.

Om en leverantör överprövar upphandlingen under denna tid inträder automatiskt en så kallad förlängd avtalsspärr.

Fick du affären?

Grattis, du har blivit antagen som leverantör! När avtalet är tecknat kommer vi att boka ett uppstartsmöte. Mötet är en viktig möjlighet för oss att gå igenom avtalet och diskutera viktiga aspekter som rutiner, e-handel, roller och ansvar. Mötet ger oss också chansen att lära känna varandra bättre och lägga grunden för ett gott samarbete under hela avtalsperioden.