Hoppa till innehåll Hoppa till meny Hoppa till meny
Karlskoga kommun

Besök oss
Katrinedalsgatan 4
Karlskoga

Våra öppettider (ordinarie):
Måndag - fredag 07.30 - 17.00

Servicecenter - din väg in i kommunen
0586-610 00
0586-622 00 - automatisk växel, säg namnet på den du söker så kopplas du automatiskt.
kommun@karlskoga.se

Fler kontaktuppgifter

Beslutsprocess

Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det att ärendet ankomststämplas och diarieförs. I diariet går det därför att följa hela beslutsprocessen, vilka yttranden som inkommit och vilka beslut som fattats.

Nedanstående visar ett ärendes gång, klicka på pluset så får du en förklaring.

Inkommen handling

En inkommen handling kan komma från myndigheter, kommuninnevånare, länsstyrelser, företag och andra organisationer, bara för att nämna några.

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Det kan vara brev, protokoll, beslut, fax eller e-post. Men det kan även vara foton, video eller ljudinspelningar. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer fram till kommunen eller varifrån den kommer.

Beslutsprocess

När är en handling har kommit till kommunen diarieförs den. Kommunen är skyldig att registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. Det innebär att handlingen ankomststämplas och skrivs in (registreras), dessutom får handlingen ett unikt diarienummer.

Man kan säga att diariet är en slags dagbok över vilken post som kommer till eller från kommunen.
Kommunens handlingar är offentliga eller allmänna, så fort handlingen är inkommen eller upprättad i sin slutgiltiga form. Eftersom varje handling registreras kan du som medborgare följa ett ärendes väg.

En handling kan vara ett brev, remiss, ett yttrande, beslut eller liknande. Däremot är en handling inte offentlig/allmän om det är ett internt arbetsmaterial (utkast, minnesanteckningar och liknande). Handlingen blir allmän först när den skickats utanför kommunen, när den färdigställts, justerats eller när ärendet som handlingen tillhör färdigställts.

Alla registrerade händelser, eller handlingar, även arkiverade är sökbara via diariet. I sekretesslagen finner du bestämmelser om vad som ska registreras i ett diarium och vad ett diarium ska innehålla.

Uppgifter som måste registreras är:

Ankomstdatum

Diarienummer eller annan beteckning som har åsatts till handlingen
I förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats

I korthet vad handlingen rör.
Offentlighetsprincipen innebär att alla har rätt att få ta del av de handlingar som kommit in till kommunen. Det finns undantag, handlingen kan vara sekretessbelagd (hemligstämplad) men de handlingarna är mycket få. Läs mer om offentlighetsprincipen i Tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar.

Det går inte att kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev om ett ärende som rör en kommunal fråga till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Nämnden sammanträder

Ordföranden i nämnden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska ta beslut om är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter som krävs för att kunna ta beslut.

Ledamöterna får en kallelse (med föredragningslista och handlingarna) till sammanträden sju dagar före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns på Kommunstyrelsens ledningskontor, kansliavdelningen. Kallelse och protokoll finns även tillgängliga här på hemsidan.

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor till exempel hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, hur mycket barnomsorgen får kosta, hur kommunen ska organisera sin verksamhet och mycket, mycket mer. Kommunfullmäktige beslutar också om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna för deras verksamhet.

Beroende på ärendets art tas de politiska besluten på olika nivåer. För ärenden där de slutliga besluten tas gäller beredningstvång, vilket innebär att ärendet först ska beredas av den nämnd eller styrelse där det hör hemma. Efter nämndens beredning måste ärendet passera kommunstyrelsen, som har ansvar för att ärenden till kommunfullmäktige är fullständiga.

Handläggning, beredning

Handläggare är en tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det förberedas eller beredas. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Vi kallar det för "beredning av ärendet".

Handläggaren behöver ibland få in synpunkter från någon som har specialkunskaper, synpunkter i ärendet, till exempel en nämnd, annan myndighet. Då skickas ärendet på remiss, för att få in utlåtanden. Därefter görs en sammanställning av handläggaren inför kallelse till sammanträde.

Beslut, expediering

Varje paragraf i protokollet expedieras. Det betyder att protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet. Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

Protokoll skrivs, justeras och anslås

Vid varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras eller skrivs under av ordföranden och en eller två justeringsmän. Allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat.

Efter justering anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (Receptionen, Kommunstyrelsens ledningskontor, Katrinedalsgatan 2-4). Anslag är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjar löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har att överklaga.

Överklaga

Varje medborgare i kommunen har rätt att överklaga lagligheten i de beslut som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem. Kommunala beslut överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär.

Den prövande instansen, förvaltningsrätten, kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkt. Dessa ärenden kan endast överklagas av den eller de som ärendet rör.

Arkivering

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system för det ska vara lätt att hitta ett gammalt ärende.

Även här finns det lagar som styr, så här säger arkivlagen länk till annan webbplats
"En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses 2 kap. 9 § Tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering".

Myndigheternas arkiv är den del av vårt nationella kulturarv. Du hittar många "skatter" från förr i vårt kommunarkiv. Vårt arkiv skall bevaras och vårdas så att det tillgodoser:

  • Rätten att ta del av allmänna handlingar.
  • Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen.
  • Forskningens behov.
Uppdaterad 2018-07-11